Office notarial : pourquoi créer un site Internet ?

Développer la visibilité de votre étude notariale sur Internet est nécessaire de nos jours. Pour certaines professions, il existe des réglementations strictes en terme de création de site web. C’est notamment le cas pour les notaires, qui doivent suivre la charte imposée par l’Ordre des Notaires. La réglementation doit ainsi être respectée et peut parfois décourager une étude notariale de créer un site Internet.

De plus, toute communication ayant une visée commerciale est strictement interdite ; cela inclut également de faire des campagnes Adwords. Mais alors comment être visible sur Internet et capter de nouveaux clients ? Nous vous donnons les bonnes pratiques qui permettront à votre étude notariale d’augmenter sa visibilité sur Internet, tout en respectant les réglementations imposées par l’Ordre.

le choix de l'url pour une étude notariale

Vous allez créer votre étude ou êtes installés depuis longtemps et souhaitez mettre en place un site Internet ? Vous devez savoir que votre nom de domaine (ou URL) est imposé et doit forcément finir en notaires.fr.

Le plan de nommage est imposé par l’Ordre des Notaires. Il doit respecter la forme suivante :

nom du notaire + initiale du prénom.département.notaires.fr

Si jamais vous êtes plusieurs associés au sein de l’étude, le plan de nommage pourra être le suivant :

[noms des associés].notaires.fr

[nom d’un associé]-et-associes.notaires.fr

[nom d’un associé]-et-associes-[nom de la commune].notaires.fr

Les abréviations ne sont pas autorisées et les noms doivent être écrits en toutes lettres.

Votre chef de projet vous accompagne dans l‘achat de votre nom de domaine. Une fois le nom de domaine acheté, vous allez devoir réfléchir aux contenus de votre site. La question suivante se pose : que puis-je communiquer sur mon site web ?

Quels contenus pour rendre son étude notariale visible sur Internet ?

Parler de votre étude notariale

Vous ne pouvez pas faire de publicité commerciale, toutefois il ne vous est pas interdit de parler de votre étude. Une page décrivant ses spécificités, ainsi que les associés sont fortement recommandées. Vous pouvez aussi préciser si vous êtes affiliés à un réseau notarial, ce qui est un plus et vous aide en terme de visibilité.

Ajoutez également les photos de l’ensemble des associés de votre étude. Cela permet à vos futurs clients de vous identifier et de mettre des noms sur des visages. Vous rendez ainsi votre étude plus accessible en se dévoilant, tout en travaillant votre référencement.

Publier des actualités

L’Ordre des Notaires vous autorise à publier certains types de contenus en rapport avec l’actualité de votre profession, mais ceux-ci restent très encadrés. Les actualités sont toutefois nécessaires puisqu’elles permettent de mettre à jour votre site Internet et donc font progresser le référencement de celui-ci.

Il est également possible de mettre des actualités concernant vos domaines de spécialisations. Veillez cependant à bien mettre les actualités à jour et notamment les liens qui renvoient vers d’autres sites Internet. En effet, votre responsabilité professionnelle rentre en compte à partir du moment où celles-ci sont en ligne. Les liens que vous insérez doivent automatiquement être dirigés sur des sites institutionnels juridiques pour illustrer des lois. De la même manière, ils vous aident à démontrer vos compétences et vous référence sur votre secteur d’activité.

Mettre en ligne des annonces immobilières

De nombreuses études sont spécialisées sur le secteur de l’immobilier. Sachez qu’il est tout à fait possible de connecter votre logiciel (exemple le logiciel Transim) à votre site Internet ! Ainsi, vous aurez la possibilité de publier l’ensemble des annonces immobilières (en vente ou en location) sur le site Internet de votre étude notariale.

Les annonces sont également réglementées, comme les actualités. Aussi, les coordonnées téléphoniques et mails doivent impérativement figurer dans chaque annonce. En les mettant à jour régulièrement, vous garantissez un bon référencement de votre site Internet pour votre étude notariale.

Communiquez avec les clients

Le site Internet d’une étude notariale lui permet de gagner en visibilité, mais aussi d’être un premier point de contact avec les clients. Seulement, la réglementation limite les échanges avec les clients.

Le site internet peut servir pour la prise de rendez-vous en ligne grâce à un formulaire de contact adapté et protégé par un certificat SSL (voir article sur le certificat SSL). Toutefois, aucune consultation ne doit passer via le site Internet. Les réponses écrites engagent la responsabilité de l’étude. C’est pourquoi, le formulaire de contact ne doit servir qu’à la prise de rendez-vous.

Il est toutefois possible d’avoir une plateforme qui permette de dialoguer avec les clients et d’échanger des documents. Cette plateforme se nomme « Signature Relation Client » et peut être reliée directement au site Internet de l’étude notariale. Pour plus d’informations concernant cette plateforme, n’hésitez pas à contacter nos experts web ici.

Quelle procédure suivre une fois le site internet est prêt à être mis en ligne ?

Une fois que l’ensemble de votre site Internet est terminé, il y a une autre procédure à suivre avant sa mise en ligne. Vous allez devoir communiquer à l’Ordre des Notaires certaines informations, afin de récupérer votre numéro d’agrément :

votre URL provisoire
L’URL définitif
les modalités d’hébergement du site Internet
l’agence web qui réalise votre site web

Une étude ne peut mettre en ligne un site Internet, sans avoir obtenu le numéro d’agrément. Tous les sites peuvent être suspendus si cette procédure n’est pas respectée dans sa totalité.

Nous accompagnons de nombreuses études notariales dans le développement de leur visibilité sur Internet. N’hésitez pas à consulter nos offres réservées exclusivement aux offices notariales : offres notaires.

Exemples d'études notariale qu'Y-proximité accompagne :

Office notariale Maître Mulet

FLBL Notaires

Muriel Brault

L'agence web pour les réseaux et les entreprises